Dichiarazioni sostitutive e acquisizione d’ufficio dei dati

Art. 35, c. 3, d.lgs. n. 33/2013
Recapiti telefonici e casella di posta elettronica istituzionale dell’ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto degli stessi da parte delle amministrazioni procedenti all’acquisizione d’ufficio dei dati e allo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive

✅ Obblighi di pubblicazione

Le pubbliche amministrazioni, comprese le istituzioni scolastiche, devono pubblicare nel proprio sito istituzionale:

Recapiti dell’ufficio responsabile: numero di telefono e casella di posta elettronica istituzionale dell’ufficio incaricato di gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti.
Convenzioni-quadro: eventuali accordi stipulati per disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle amministrazioni procedenti, ai sensi dell’articolo 58 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005).
Modalità operative: procedure adottate per la tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per lo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini.

? Applicazione nelle istituzioni scolastiche

Nelle scuole, questa sezione riguarda principalmente:

Gestione delle autocertificazioni: come le dichiarazioni sostitutive di certificazione (art. 46) e di atto di notorietà (art. 47) del D.P.R. 445/2000, presentate da famiglie e personale scolastico.
Controlli sulle dichiarazioni: modalità con cui la scuola verifica la veridicità delle dichiarazioni rese.
Acquisizione d’ufficio dei dati: procedure per ottenere direttamente da altre amministrazioni i dati necessari, evitando di richiederli ai cittadini.

? Schema di pubblicazione consigliato

Elemento	Contenuto da pubblicare
Recapiti dell’ufficio responsabile	Nome dell’ufficio (es. Segreteria Amministrativa), numero di telefono, email istituzionale.
Convenzioni-quadro	Elenco delle convenzioni stipulate con altre amministrazioni per l’accesso ai dati, se presenti.
Modalità operative	Descrizione delle procedure adottate per l’acquisizione d’ufficio dei dati e per i controlli sulle dichiarazioni sostitutive.
Modulistica	Fac-simile delle dichiarazioni sostitutive utilizzate (es. autocertificazione di residenza, stato di famiglia, titoli di studio).

? Note operative

Aggiornamento: i dati devono essere aggiornati tempestivamente, in conformità all’art. 8 del D.Lgs. 33/2013.
Privacy: assicurare il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, pubblicando solo le informazioni strettamente necessarie e evitando assolutamente dati particolari o non pertinenti.